Wichtige Fragen und Antworten zur Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation
Verfahrensdokumentation - was ist das?
Eine Verfahrensdokumentation ist eine schriftliche Darstellung und Beschreibung aller Abläufe und Prozesse in einem Unternehmen, die sicherstellt, dass diese nachvollziehbar und transparent sind. Sie ist besonders wichtig für die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD¹) und umfasst sowohl organisatorische als auch technische Aspekte.
Stellen Sie sich die Verfahrensdokumentation wie ein Handbuch vor, in dem die Prozesse des Rechnungswesens in einem Unternehmen beschrieben sind.
Dabei werden auch die dazugehörigen Nebenprozesse beschrieben, wie z.B. Rechnungsschreibung und die Zeiterfassen (sog. Nebensysteme).
Ziel der Verfahrensdokumentation ist es, die Nachvollziehbarkeit von Buchführung und Belegablage zu gewährleisten.
Besser gesagt: Der Prüfer soll die Prozesse, Verfahren und Vorgänge durch die Dokumentation leichter verstehen können und die Prüfung schneller abschließen können.
Wer braucht eine Verfahresdokumentation
Wenn Sie ein Unternehmer sind, der Buchführungs- und / oder Aufzeichnungspflichten, sowie Aufbewahrungspflichten unterliegen, benötigen Sie eine aussagefähige und aktuelle Verfahresdokumentation.
Welche Inhalte muss eine Verfahresdokumentation haben?
- Ein Fachkonzept beschreibt die Leistungsmerkmale des Unternehmens oder des Betriebes aus fachlicher Sicht. Dabei stellt es auf die relevanten Geschäftsprozesse und die involvierten Mitarbeiter ab.
- Das Datenverarbeitungskonzept beschreibt die fachlich funktionale Ebene aus der Sicht der umsetzenden informationstechnischen Module und aller damit einhergehender Transaktionen im Sinne einer genügenden Datenverarbeitung.
- Das Interne Kontrollsystem (IKS) beinhaltet systematisch gestaltete technische und organisatorische Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen im Unternehmen zum methodischen Planen, Steuern und der Kontrolle im Unternehmen.
- "Die Verfahrensdokumentation der Unternehmensdaten" stellt die wichtigsten formalen Informationen zusammen. So kann sich ein sachkundiger Dritter ein Bild über die Informationssicherheit eines Unternehmens machen.
- Verfahresdokumentation Dokumente und Belegablage
Entspricht die Verfahrensdokumentation den Anforderung des HGB, AO und der GoBS?
- Die Fakturierung ist ein weiterer wesentlicher Bestandteil jeder Verfahrensdokumentation.
- Auch für den Einsatz von Kassensystemen ist eine Verfahrensdokumentation unumgänglich.
- Softwarebasierte Warenwirtschaftssysteme sind häufig sehr komplex.
Hat eine Verfahrensdokumentation noch weitere Vorteile?
Eine gut strukturierte Verfahrensdokumentation hilft nicht nur bei Betriebsprüfungen, sondern kann auch interne Abläufe optimieren und die Sicherheit der IT-Systeme gewährleisten.
Wie können wir Sie bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation unterstützen?
Gerne beraten wir Sie im Rahmen einer diesbezüglichen Beauftragung bei der Erstellung und Umsetzung einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation.
¹ GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff